Totale duur: 2 maanden. 

Een vakgroep/maatschap van 21 (voornamelijk mannen) is gevestigd in twee locaties en heeft al meerdere fusies achter de rug. De laatste was 3 jaar geleden.

Een vorig coaching traject heeft zich met name op “de bovenstroom” geconcentreerd, met als resultaat dat de benodigde structuur al aardig staat. Wij hebben het verslag van de vorige begeleiding ingezien. Uit het verslag blijkt dat er al verschillende verstandige conclusies getrokken zijn, ook wat betreft de manier waarop de vakgroep met elkaar om wil gaan. Waar het nog aan ontbreekt is om dit daadwerkelijk in gedrag te vertalen.

Er is nu dus behoefte aan een vernieuwende aanpak, die zich met name richt op “die onderstroom”, waarmee het onderling vertrouwen en de motivatie om constructief samen te werken versterkt gaat worden. Het gewenste resultaat is een effectievere vakgroep waarin met nieuwe energie collegiaal wordt samengewerkt. De Raad van Bestuur vindt ook al een tijdje dat er beter samengewerkt moet worden en houdt (op afstand) een vinger aan de pols. Zij waarderen dat de vakgroep zelf het initiatief tot coaching heeft genomen.

We beginnen met af te spreken dat alles wat besproken wordt binnenskamers blijft. Hoe en op welke manier de vakgroep aan de RvB rapporteert is aan hen.

Wat we in het algemeen vaker zien bij fusiemaatschappen, zijn cultuurverschillen. Iedere groep heeft zijn eigen manier van met elkaar omgaan (open of minder open, veel of weinig informele activiteiten buiten het ziekenhuis, elkaar kunnen aanspreken zonder animositeit of niet, enz) en sowieso maakt het verschil of je met zijn achten of 21-en samen moet werken. Bij medische fusievakgroepen is het ook vaak zo dat het voor de collega’s van het kleinere (perifere) ziekenhuis voelt alsof zij zijn “overgenomen” door het grotere (topklinische) ziekenhuis. Dat ze niet voor vol worden aangezien.

Middels individuele gesprekken krijgen we een goed beeld van de pijnpunten en de verschillende “bloedgroepen” binnen de vakgroep. Niet iedereen onderkent het blijvende belang van één vakgroep en ook tijdens onze begeleiding lopen de gemoederen hoog op. Velen hebben hun best gedaan de sfeer te verbeteren in afgelopen fusies en zijn meerdere keren teleurgesteld. Er is inmiddels mentaal afscheid genomen. Gedragen besluitvorming is lastig en de vakgroep wil uit deze impasse komen en de concurrentie is groot.

Omdat in de vorige begeleiding door coaches alleen met elkaar gesproken is, beginnen we met een ontspannende activiteit buiten het ziekenhuis. Een activiteit waarbij niet zozeer de ratio als wel de intuïtie wordt aangesproken.

Vervolgens hebben we twee keer ’s avonds een bijeenkomst gehouden. Onze analyse van de probleempunten werd herkend en onderschreven door de vakgroep en middels paradoxen hebben we aangegeven waarom het voor hen zo moeilijk is om uit de ontstane patronen te ontsnappen. Er is geschetst hoe een goede samenwerking er volgens hen uit zou moeten zien en – ook belangrijk- we hebben onderstreept wat er al wél goed gaat en welke aanknopingspunten reden geven voor optimisme en potentie tot verdere verbetering.

We hebben een paar plenaire spel-/vraagvormen gedaan, waarin onder meer onderlinge waardering, motivatie, betrokkenheid en elkaars kwaliteiten aan bod kwamen. Er werd besproken dat het wordt gewaardeerd om zo met elkaar bezig te zijn; dat er nieuwe informatie naar boven komt en daardoor ook een nieuwe kijk op elkaar en wellicht een andere benadering. Het belang van elkaar aanspreken laten overheersen in plaats van aannames en overtuigingen.  De behoefte ook om hier meer van te doen. Men had “eindelijk” het gevoel verder te komen.

We spraken af nog enkele keren een vakgroep vergadering bij te wonen, waarbij we benoemen wat er nog beter/anders kan op het vlak van communicatie, waardoor het ingezette herstel van vertrouwen door kan groeien.

Totale duur: 2 maanden.

Een succesvolle advocatenmaatschap is in enkele jaren gegroeid van 3 naar 7 partners. Zakelijk gezien loopt de samenwerking naar tevredenheid, maar er is behoefte aan begeleiding die een aanzet zal zijn tot een betere manier van met elkaar omgaan. Het gewenste resultaat is een maatschap waarin met nieuwe energie collegiaal wordt samengewerkt.

Een maatschap bestaat uit leden met ieder verschillende karakters, talenten en gebreken. Samen vormen zij, net als in een gezin of huwelijk, een “systeem” met eigen normen en waarden en ieders gedrag wordt bepaald door een reactie op gedrag van een ander. Men denkt elkaar goed te kennen en wordt onbewust beïnvloed door aannames en overtuigingen, wat resulteert in subjectieve waarneming en vooroordelen.

In de onderliggende maatschap is de betrokken, vanzelfsprekende sfeer ten tijde van de oprichting veranderd toen er zelfstandige, ervaren partners met hun eigen achtergrond en aanpak bijkwamen. Momenteel durft men elkaar niet aan te spreken op verschillende visies en zijn er eilandjes ontstaan.

Ik begin met individuele voorgesprekken om van alle betrokkenen de kern van het probleem te leren kennen en inzicht te krijgen in de relationele verhoudingen en patronen. Vervolgens hebben we twee bijeenkomsten, waarin men elkaar beter leert kennen en de aannames, overtuigingen en patronen aan bod komen. Er wordt geoefend met elkaar aanspreken op een constructieve manier, die het mogelijk zal maken ook in de toekomst je veilig te voelen om je eigen mening te geven, zonder “afgeschoten” te worden. Jezelf kunnen zijn en open staan voor elkaar is een belangrijke voorwaarde om optimaal te presteren.

Al doende ontstaat er meer verbinding. Een paar maanden later woon ik twee overleggen bij om nog wat bij te sturen in de praktijk, maar zowel de maatschap als ik hebben er alle vertrouwen in dat de positieve lijn voortgezet gaat worden. De rust is teruggekeerd en het plezier hervonden.

Een vakgroep die zich als laatste zal aansluiten bij het MSB, heeft moeite met de acceptatie van dezelfde voorwaarden als de overige aangesloten specialisten. Hier wordt al geruime tijd over gesoebat en men wil middels mediation een laatste poging doen hier met elkaar uit te komen. Mocht dit niet lukken, dan rest het scheidsgerecht, met alle kosten en tijdsverloop van dien. Partijen zijn “on speaking terms” en vinden behoud van de goede relatie belangrijk, maar beseffen ook dat er nu een beslissing genomen moet worden. De vakgroep wordt al geruime tijd bijgestaan door een advocaat, die mij nu geïntroduceerd heeft om te bemiddelen.

Ik spreek beide partijen eerst apart om goed de wederzijdse belangen en wensen te kennen en te horen welke opties reeds onderzocht zijn. Het MSB vindt het met name belangrijk dat voor alle specialisten dezelfde “terms and conditions” in de Maatschapsovereenkomst gelden (“gelijke monniken, gelijke kappen”). De vakgroep wil een bepaalde erkenning voor hun speciale positie van oudsher.

Uiteindelijk heeft één gezamenlijk gesprek plaatsgevonden. De wederzijdse (financiële) belangen zijn uitgediept, het alternatief van het scheidsgerecht is besproken en na een korte “break” waarin ieder zijn positie nog eens overdacht, is men tot afspraken gekomen. Vervolgens hebben de directeur van het MSB en de advocaat van de vakgroep samen, naar aanleiding van mijn verslag, de betreffende afspraken in een addendum aan de Maatschapsovereenkomst verwerkt. Gedurende die tijd heb ik een vinger aan de pols gehouden met betrekking tot het naleven van de gemaakte afspraken en heb ik waar nodig mijn visie gegeven. Na tekening van het Addendum kon de mediation beëindigd worden en waren partijen content met het resultaat.

Totale duur: 4 weken. 

Een werknemer in een ziekenhuis zit al 5 maanden ziek thuis. Hij heeft al veel gesprekken gevoerd met allerlei functionarissen in het ziekenhuis, maar dit heeft niet tot succes geleid. Omdat dit traject zo lang geduurd heeft, is er een diepgeworteld wantrouwen gegroeid dat niet zomaar overwonnen kan worden. De werknemer voelt zich onbegrepen en ziet het ziekenhuis als de tegenpartij die erop uit is hem nog dieper te kwetsen.
Vergroesen Mediation spreekt partijen eerst apart. De werknemer kan in alle rust zijn verhaal nog eens aan een onafhankelijke derde doen. De leidinggevende hoeft niet nóg eens alle standpunten te horen en kan meteen haar eigen visie op het conflict geven. In twee gezamenlijke gesprekken spreken de partijen vervolgens goed alle opties door. De werknemer ziet een terugkeer naar de afdeling niet zitten maar ook re-integratie op een andere afdeling niet, gezien zijn specialistische kennis en affiniteit. Vergroesen Mediation schetst de juridische implicatie van dat besluit voor beiden, opdat elk een bewuste keuze kan maken. Hoewel het conflict hiermee niet uit de wereld is, is voor alle partijen helder geworden waar men aan toe is. Ze kunnen nu beslissen welke actie ze gaan ondernemen.

Totale duur: 3 weken. 

Een werknemer zit sinds 3 weken thuis. De werkgever, hetzelfde ziekenhuis als hierboven, schakelt Vergroesen Mediation (nu eerder) in. Na twee individuele, aparte gesprekken met de werknemer en diens direct leidinggevende, adviseert de mediator vanwege “incompatibilité d’humeurs” (onverenigbare karakters) de werknemer onder haar leiding door te laten praten met de manager van zijn leidinggevende. Na een pittig begin volgt een goed gesprek waarin begrip voor elkaars visie ontstaat en misverstanden uit de weg geruimd worden. Partijen besluiten dat de werknemer gaat re-integreren op een andere afdeling. Omdat de communicatie hersteld is, kunnen ze hier verder samen over praten. Vergroesen Mediation houdt op afstand een vinger aan de pols en hoort een maand later dat er voor de werknemer een andere functie is gevonden. Beide partijen zijn tevreden over de oplossing.

Totale duur: 6 weken. 

In een gerenommeerd bedrijf is de Directeur Groot Aandeelhouder (DGA) uitgevallen aan het einde van een langdurige reorganisatie. Hij zit al een paar maanden thuis en de re-integratie loopt stroef. Waarom is nog niet helemaal duidelijk en Gabriëlle Vergroesen voert eerst gesprekken met de DGA en twee andere directieleden apart. Tijdens de reorganisatie zijn zaken, onder grote druk, aangepakt op een manier waar niet echt overeenstemming over bestond en wat hierna nooit meer onderling besproken is. Ook is er nauwelijks contact gehouden met de DGA toen deze ziek thuis zat, wat de situatie verergerd heeft. In het eerste gezamenlijke gesprek wordt eerst hier aandacht aan besteed, waardoor begrip voor elkaar ontstaat en het vertrouwen terugkomt en uitgesproken wordt. Vervolgens wordt de visie voor het bedrijf “opgefrist” en bevestigd en er worden plannen gemaakt voor de toekomst. Waar een ieder zich in kan vinden. Waardoor het voor de DGA mogelijk wordt om een concreet re-integratie plan te maken wat ook voor de overige leden van de directie duidelijkheid schept. In uiteindelijk 3 aparte, en 3 gezamenlijke gesprekken is de rust teruggekeerd en ligt de focus weer naar de toekomst.

Totale duur: 5 weken. 

Vier partners in een VoF die een jaar geleden opgericht is, merken dat hun wederzijdse verwachtingen in de praktijk niet uitkomen, waardoor conflicten ontstaan. In het VoF-contract staat dat er in dit soort gevallen een mediator ingeschakeld moet worden. Zeker in samenwerkingsverbanden zie je deze clausule vaak, omdat het prettiger is om samen een oplossing te vinden dan om tegen elkaar ten strijde te trekken. Ook vanwege het willen voorkomen van reputatieschade in een kleine professionele wereld. Na twee gesprekken en regelmatig telefonisch en e-mailverkeer hebben ze overeenstemming bereikt over het vertrek van één van de partners. Deze geeft de drie anderen toestemming om de VoF zonder haar voort te zetten. Ze maken afspraken over free-lance mogelijkheden, communicatie met de buitenwereld en de bepaling van de goodwill. Na tekening van de overeenkomst kunnen ze allemaal met schone lei nieuwe toekomstplannen maken. En, de vertrekkende partner blijft als freelancer met de oud-collega’s samenwerken.

Totale duur: 7 weken. 

In verband met een vertrekkende maat in een maatschap van 11 ontstaat een geschil over de te betalen goodwill. Ingevolge hun maatschapscontract wordt een mediation gestart. Juist in de medische sector, waar iedereen elkaar kent en elkaar weer tegen zal komen, vindt men het prettig om samen, onder geheimhouding, tot een oplossing van een conflict te komen. In drie gesprekken, met tussendoor raadpleging van de eigen financiële experts, wordt overeenstemming bereikt over het bedrag, de betaling daarvan en een aanpassing van het opgelegde concurrentiebeding.

Totale duur: 5 weken. 

Een therapeut is al anderhalf jaar aan het procederen tegen het management van de groepspraktijk waar hij jaren heeft gewerkt. De zaak is ingewikkeld door een aantal zwaarwegende details: de praktijk is bijna failliet, de therapeut is onterecht ontslagen en hij heeft een achterstallige loonvordering op de praktijk. Na verwijzing door de rechter, starten de mediationgesprekken moeizaam maar tijdens vijf weken van pittige onderhandelingen, waarbij Vergroesen Mediation ook apart met partijen overlegd over hun posities, krijgen de partijen weer vertrouwen in elkaar. Ieder kan zich goed vinden in de bereikte overeenkomst . De ontslagvergoeding mag gespreid betaald worden opdat de praktijk aan haar financiële verplichtingen kan blijven voldoen. Verder spreken ze af dat het concurrentiebeding komt te vervallen, waardoor de therapeut zijn eigen praktijk weer op kan bouwen.

Totale duur: 10 weken. 

Een aios en zijn opleider hebben een conflict. De opleider is van mening dat de aios niet geschikt is om de opleiding voort te zetten, na anderhalf jaar. De aios vindt de beoordeling niet terecht en onvoldoende gemotiveerd. Aan beide kanten zijn advocaten ingeschakeld en de aois zit inmiddels ziek thuis. Ik voer gesprekken met de betrokkenen apart, op grond waarvan besloten wordt het volgende gesprek ook HR van ziekenhuis-zijde uit te nodigen en de jurist van de aois. Zo kan in alle openheid (en binnenskamers) besproken worden wat er speelt, hoe de procedure tot nu toe gelopen is en wat de mogelijkheden voor de toekomst zijn. Mogelijke opties worden grondig onderzocht, waarbij de mediator een verbindende rol speelt. Uiteindelijk zijn beide ervan overtuigd dat de aios vertrekt en op zoek gaat naar een andere functie. Er is duidelijkheid voor beide partijen gecreëerd, waardoor beide weer verder kunnen.

Totale duur: 2 weken. Een Vennootschap onder Firma in oprichting vraagt Vergroesen Mediation om de oprichting te begeleiden. De compagnons willen goede afspraken maken over de inrichting van de VoF en de onderlinge samenwerking. Aangezien Vergroesen Mediation in haar praktijk regelmatig ziet over welke issues (later) conflicten kunnen ontstaan, weet zij welke onderwerpen moeten worden besproken en welke afspraken moeten worden vastgelegd.
De compagnons kunnen hier ter plekke onder begeleiding over discussiëren en beslissingen over nemen. Een strakke begeleiding resulteerde in een aangepast V.o.F. contract, waar de compagnons zich volledig in kunnen vinden. Tevens waren alle punten naar beider tevredenheid afgehandeld.

Totale duur: 5 weken.  

Er bestaat een meningsverschil over het al dan niet goed functioneren van een directielid. Deze neemt al vrij snel een advocaat bij de hand, de verhoudingen verharden en na verloop van tijd wordt toch besloten om mediation in te zetten, om het conflict binnenskamers te houden en zo snel mogelijk duidelijkheid te scheppen. Vergroesen Mediation onderzoekt eerst wat partijen willen; in het bedrijf blijven samenwerken of een begeleid afscheid. Na twee individuele gesprekken en twee gezamenlijke gesprekken is duidelijk dat partijen uit elkaar zullen gaan. Aan de mediationtafel wordt in twee sessies stevig onderhandeld over de voorwaarden van vertrek. De wederzijdse advocaten werken dit uit in een beëindigingsovereenkomst die beide partijen tekenen.

Totale duur: 1 week.  

Twee buitenlandse zakenpartners bezitten samen 15 jaar een groot bedrijf en hebben al anderhalf jaar een conflict waarbij advocaten betrokken zijn. Op de achtergrond speelde een miljoenenclaim in het buitenland (de VS) van de merknaam-eigenaar op de ander, wegens achterstallige royalty’s in verband met het gebruik van deze merknaam in de VS. Nu waren ze op het punt beland dat de één de ander wilde uitkopen uit hun Nederlandse bedrijf, maar wie wie zou uitkopen zou tijdens de gesprekken duidelijk moeten worden. Tijdens mediation willen ze dat bespreken. Er worden drie mediation-gesprekken in één week gepland waarvoor beide zakenpartners naar Amsterdam komen. Na een hectisch eerste gesprek, lukt het in het tweede gesprek de communicatie te herstellen en wordt overeenstemming bereikt over de prijs van de uitkoop. Op grond hiervan en de conceptovereenkomst die Vergroesen Mediation heeft opgesteld, kunnen de partners de afwikkeling van de verkoop een maand later vanuit het buitenland zelf afhandelen.

Totale duur: 3 maanden.  

Een professionele verhuurder en een onderverhuurder hebben een langlopend conflict, maar zijn tot elkaar “veroordeeld” op grond van meerdere huurcontracten. De rechter stuurt partijen door naar de mediator, opdat werkbare afspraken gemaakt kunnen worden over de voortzetting van de relatie. Na partijen eerst apart te hebben gesproken, wordt in de eerste gezamenlijke bijeenkomst een agenda gemaalt van knelpunten, die één voor één bepsroken gaan worden.

Afspraken worden door mij op papier gezet en door de wederzijdse advocaten in de huurovereenkomsten verwerkt. Partijen kunnen met een goed gevoel en bindende afspraken met elkaar verder.